Giải pháp quản lý nhân sự - kết nối từ xa với hệ thống máy chấm công đa điểm

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề gây nhiều đau đầu cho nhà quản trị. Với việc không ngừng phát triển và lớn mạnh về thị trường và phạm vi hoạt động, các doanh nghiệp và công ty liên tục triển khai xây dựng các cửa hàng, chi nhánh trên toàn quốc. Vấn đề quản lý nhân sự - kết nối từ xa đã trở thành một thách thức thật sự đối với nhà quản trị của các công ty, doanh nghiệp.

Hiểu được những trở ngại, băn khoăn và lo lắng đó Zando.vn - Online Shopping mang đến cho quý doanh nghiệp và công ty giải pháp quản lý nhân sự từ xa với hệ thống máy chấm công đa điểm.

Hệ thống là một trở thủ đắc lực cho những nhà quản trị trong việc kiểm tra, quản lý nhân sự đảm bảo việc vận hành hiệu quả công việc. Khi nhân sự làm việc hiệu quả sẽ tối ưu hoá năng suất lao động của cả công ty, từ đó gia tăng lợi nhuận cho nhà quản trị.

Tại sao lại chọn hệ thống chấm công đa điểm là giải pháp quản lý nhân sự từ xa?

Hệ thống chấm công đa điểm mang đến những ưu điểm sau đây:

  • Quản lý tập trung dữ liệu chấm công: khi sử dụng hệ thống chấm công đa điểm, máy chấm công sẽ được kết nối và tải dữ liệu chấm công thông qua mạng internet. Tránh tối đa vấn đề gian lận trong quá trình chấm công của nhân viên tại các chi nhánh.
  • Tiết kiệm chi phí: Với hệ thống tối ưu hoá nguồn dữ liệu, những thông tin – thông số thu thập sẽ được quản lý tại 1 điểm duy nhất. Nên chỉ cần 1 nhân viên là có thể vận hành vận hành hệ thống chấm công một cách hiệu quả.
  • Nhanh chóng và chính xác: Tốc độ và sự thuận tiện là những “điểm sáng” của hệ thống chấm công đa điểm. Các thao tác tải dữ liệu xử lý và xuất báo cáo chấm công được thực hiện tại chỗ góp phần giảm thiểu việc gian lận thời gian làm việc của nhân viên.
  • Quản lý thuận tiện: Các nhà quản trị có thể nhanh chóng nắm bắt được thời gian làm việc của nhân viên tại các chi nhánh dù ở bất kỳ nơi đâu thông qua những dữ liệu và thông tin được lưu trữ trên hệ thống.

Để triển khai thực hiện được giải pháp này cần thực hiện những bước sau:

 

  1. Sử dụng thiết bị và phần mềm hợp lý

Thiết bị cần có:

- Máy chấm công có chức năng kết nối bằng giao thức TCP/IP, Server port.

- Tại mỗi vị trí, mỗi điểm lắp máy bắt buộc phải có mạng Internet.

- Chi nhánh có moderm internet có thể mở hoặc Nat port.

Đối với phần mềm

- Tìm hiểu chức năng của phần mềm miễn phí hoặc lên kế hoạch xây dựng tính năng phần mềm tính lương chấm công theo nhu cầu thực tế của mỗi công ty, showroom, chuỗi siêu thị

- Phần mềm có khả năng phân quyền tốt dõ dàng:

- Phân quyền theo sơ đồ phòng ban

- Phân quyền theo máy chấm công tại mỗi điểm chấm công

- Phân quyền theo tính năng của phần mềm.

- Cài đặt phần mềm trên SERVER hoặc PC có dụng lượng lớn.

- Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

- Hoặc phần mềm chấm công tổng hợp dữ liệu riêng và phần mềm quản lý tính lương tập trung riêng


  1. Quá trình tổng hợp và xử lý dữ liệu tại điểm trung tâm.

 - Máy chấm công vân tay tại mỗi điểm được lắp đặt và đăng ký dấu vân tay của nhân viên tại điểm đó, nhân viên hàng ngày sẽ chấm công check in check out riêng. Mỗi máy chấm công được gán một địa chỉ IP cố định. Máy chấm công kết nối với hệ thống mạng internet tại chi nhánh thông qua dây mạng.

- Địa chỉ IP máy chấm công được đưa lên Internet bằng cách NAT port moderm. Phần mềm ở trụ sở chính sẽ gán địa chỉ IP hoặc tên miền ( tên miền đã được gán với địa chỉ máy chấm công ) và ghi rõ địa chỉ IP từng điểm.

- Tại văn phòng trung tâm, phần mềm chấm công được cài đặt. Nhân viên quản lý phần mềm xây dựng cây thư mục gồm tên tổng công ty và tên các chi nhánh. Sau đó khai báo và đăng ký toàn bộ địa chỉ IP của các máy chấm công ở các chi nhánh khác nhau lên phần mềm. Tải toàn bộ dữ liệu người sử dụng (dữ liệu vân tay, ID của các công nhân viên tại các chi nhánh) về phần mềm sửa lại họ tên và đưa vào các phòng ban của các chi nhánh khác nhau.

- Tại văn phòng trung tâm, nhân viên quản lý phần mềm cài đặt ca làm việc cho từng bộ phận của từng chi nhánh và sắp xếp lịch trình làm việc cho nhân viên ở các chi nhánh khác nhau.

- Hàng ngày, phần mềm chấm công sẽ tự động tải dữ liệu chấm công về database hoặc nhân viên quản lý phần mềm nhân sự chấm công kết nối với máy chấm công ở các điểm của mình để tải dữ liệu chấm công của các công nhân viên tại các chi nhánh về cơ sở dữ liệu của phần mềm tại văn phòng về database và tính công xuất báo cáo xem giờ vào, ra cũng như công của từng công nhân viên tại các chi nhánh.

- Giải pháp có thể xây dựng phần mềm riêng để có thể chấm công được những ca phúc tạp như chấm công nhiều ca trong ngày, 1 người có thể làm nhiều vị trí khách nhau với mức lương khác nhau, chấm công qua đêm. 1 ca có thể tách ra làm nhiều ca nhỏ, ca gãy, chấm công theo máy chẵn lẻ....


Những đơn vị công ty – tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu đã áp dụng hệ thống máy chấm công đa điểm:

Vin Mart+; Vin Mart ; Vin Pro; Bibo Mart; Gà 36...